西日本旅客鉄道労働組合（JR西労組）

25年間分の写真の山は、膨大なものでした

今回、御社でデジタル化を検討することになったきっかけを教えてください

2017年に西日本旅客鉄道労働組合が誕生して25周年を迎え、記念事業を行うことになりました。
このことが、デジタル化を検討する大きなきっかけになりました。
記念事業の一環でイベントや行事以外にも記念誌を制作することになり、過去の写真を集約してみたところ大量の写真やフィルムがでてきたわけです。25年間分の写真の山は膨大なものでした。
このままの状態で保管し続けても必要な写真を探すには手間がかかりますし、なにしろ場所をとります。今回をよい機会と考えて、デジタル化して過去の写真をアーカイブとしてきちんと整理し、さらに保管スペースの有効活用も図ることにしました。

どのような写真原本をお持ちでしたか？

ポケットアルバムに入っている写真が一番多かったと思います。
あとは35mmフィルムを同時プリントで現像してそのまま保管しているものも多く、封筒に写真の束が入っているものや、現像さえしていないフィルムもありました。とにかく本当に乱雑というか、バラバラの状態でしたね。実際デジタル化したデータ数は数万枚分でしたから、相当な箱の山でした。

相当な写真の量なので、全体を把握するためにまず集めるのも大変でしたよね…

元々、写真原本はいろいろなところに散在している状態でした。無造作に段ボール箱に入れられていたり、資料と一緒にファイルに入っていたり、キャビネットの上に置いてある箱の中からふと見つかる…なんていうこともありました。写真を都度整理して保管するという観点がこれまでなかったのだと思います。
まずは、その状態から１か所に集約するのが大変でしたね…
集めながら内容を確認し、カテゴリーごとに仕分けていく作業をコツコツ続けた感じです。
ただし、節目写真館に依頼する際は、アルバム・写真・フィルム・ネガなど原本の種類は事前に分類しておく必要がなかったので、その点では手間が省けて助かりました。

ベトナムでのスキャンにはまったく抵抗を感じなかった

節目写真館にデジタル化をご依頼いただいた経緯を教えてください

まずは、ネットでデジタル化の業者を調べました。
なかでも節目写真館が、知名度も実績も圧倒的でしたし、「ナニワ商会のグループ会社」ということで、信頼感もありました。さらに、当組合にプライベートで節目写真館を利用した経験がある者がおり、サービス品質に満足しているという話を聞いていたので、安心してお願いすることができました。
ひとまず問い合わせをしてみたら、担当の方がすぐに訪問してくださり、対応がとても丁寧で好感がもてました。
また、デジタル化の際はベトナムスキャンセンターでスキャンするプランを選択したのですが、当組合もベトナムの国鉄の労働組合と友好協定を結んでいて交流がある為、ベトナムで作業してもらうということにはまったく抵抗はありませんでした。

データ整理には節目スタンプを活用

デジタル化するにあたり、特にこだわった点はありますか？

できるだけ節目スタンプ（Exif日付情報入力）をつけていただくようにお願いしましたので、
日付がわかる写真データはこれを元に整理ができます。
ここ数年のデジカメで撮影した写真データは、行事や会議などのカテゴリーや日付で整理して共有フォルダに保存していますので、昔の写真データも同じように分類ができると今後はもっと活用する機会も増えるはずだと思っています。

作業効率の改善と事務所スペースの有効活用

デジタル化したことにより感じているメリットを教えてください

これまでは、昔の写真を使用する際は膨大な中から写真を探して集めてスキャンする。これをその都度すべて手作業でやっていましたので、今後の作業効率は大幅に改善されることになります。
記念誌の制作にはもちろん、最近はさまざまな行事のなかで写真を使った簡単なムービーを流すことが増えてきていますので、これまで以上に写真データを活用できると思います。
また、データ化が終わった写真原本の廃棄処分を予定していますので、事務所スペースの有効活用が図れます。事務所の面積は限られていますからスペースの有効活用は大きなテーマですよね。

若い組合員に組織の歴史を継承していくために

デジタル化データの今後の活用について教えてください

私たちの組織の特殊な事情ですが、数年間新規の採用をしていなかった時期があったため、社員の構成に年齢の断層ができています。そのため、年齢断層となっている期間の取り組みを知らない世代が増えています。
組合としての活動の歴史をすべての組合員に継承していくことはとても大切な課題で、写真はそれをわかりやすく伝えるための資料として非常に有効です。周年事業や定期大会などの機会をとらえて、スライドショーやムービーで伝えていきたいと考えています。
また、勇退される役員の方を送り出す際のムービーを制作することがあるのですが、その際にも活用していこうと考えています。

今回デジタル化した写真データは、日付やイベントごとに再整理をして、アーカイブ化していこうと思っています。これからデータ活用に向けた本当のステップに入るわけです。

節目写真館には、データの整理方法のアドバイスや開発予定の顔認証による一括抽出機能など今後も私たちのアシストをしていただけると大変うれしく思っています。さらなる法人向けのサービス開発に期待しています。