一般社団法人 関西経済同友会

設立当初からの写真資料は、団体の歴史としての貴重な財産

今回、御社でデジタル化を検討することになったきっかけを教えてください

設立当初からの重要な書類や写真などの資料を、オフィスがあるビルの地下倉庫を借りて保管していました。しかし、オフィスのフロアから地下倉庫へは少し行きづらい場所にあること、資料自体がきちんと整理されていないということもあり、なかなか活用しにくい状態が続いていました。また、地下倉庫の賃料もそれなりにかかっているため、より効率的に保管する方法がないかを考えたことがきっかけでした。

いずれにしても組織としての意思決定が必要でしたので、まずは写真が入っている大量の段ボール箱を地下倉庫からオフィスフロアまで、すべて持って上がり、上司とともに現物の内容を改めて確認し、今後の取り扱いについて検討しました。そこで「これらの写真は団体の歴史として貴重な財産だ」ということを共有し、この貴重な歴史を残していく選択肢として「デジタル化して保管すること」を考え始めたわけです。

倉庫からすべての資料を移動されたとは、とても大変でしたよね…

はい。保管していた30箱くらいの段ボール箱は劣化しているものも多く、何往復もしてすべて移動させるのが本当に大変でした。
オフィスに移動させた後は、バラバラの状態で箱に入っている写真をまず大きなカテゴリーで分けたあと、さらに細かく分類していくという、地道な作業を続けました。アルバムの表紙に何も書いていない場合は、勤続年数の長い職員に写真を確認してもらい、撮影年度を割り出しました。
上司の判断を仰ぐことができる程度にまで仕分けるには結構な手間と時間がかかりました…

写真原本の保管状態は、具体的にはどのような感じでしたか？

過去の担当者によって保管方法が違うため、年度ごとに分かれているアルバムもあれば、イベントごとにまとまっていたり、ポケットアルバムに無造作に写真が入っていたり、さまざまな形で段ボール箱に入っていました。
会員様向けの会報に掲載するために、イベントの際に撮影した同じようなアングルの写真が、ポケットアルバムの一つのポケットに何枚も入っているということもありました。

親身になって相談ができる、きめ細かい対応が一番の決め手

節目写真館にデジタル化をご依頼いただいた経緯を教えてください

インターネットでデジタル化業者を検索して、各社のサービスを詳細に調べました。その中で節目写真館が、デジタル化のシェアが大きいと感じました。見積もりは節目写真館の他２社にお願いをしました。
デジタル化は初めてのトライアルなので、細かいことまでいろいろ相談できる体制がある会社にお願いしたいという思いがあり、最終的には節目写真館の担当の方のきめ細かい対応が一番の決め手となりました。
実際にフットワーク軽く何度も訪問してくださり、現在も親身になってお手伝いをいただいています。

データ化したあとに、パソコン上でアーカイブ整理をした方が効率的

デジタル化するにあたり、特にこだわった点はありますか？

さまざまな形で保管されていた写真を、年度ごとに管理できるようにして、最終的にはきちんとしたアーカイブにするのが大切だと考えています。
はじめは、デジタル化する原本を節目写真館に送る前に、写真を1枚ずつ確認し、テーマごとにきっちりナンバリングした上で依頼しようと準備していたのですが、実際にやってみると膨大な時間が必要だということに気づきました。
そのため、現在はとりあえずそのまま原本を送ってしまい、データになってからパソコン上で細かい整理をしていくという作戦に切り替えました。
実際、データをパソコンで整理作業した方が圧倒的に効率的ですね。

検索効率が上がり、さらに倉庫賃料が不要に

デジタル化したことにより感じているメリットを教えてください

これまでは、会員企業様から依頼を受けたり、記念誌を作成する際に写真が必要になると、その都度倉庫に行って、たくさんの中から数枚の写真を探し出すなど、とても手間のかかる状態でした。
データ化したことで、写真を探し出す作業が効率化されたことが一番のメリットですね。
また、今回の整理で写真の保管スペースが不要になり、地下倉庫の解約が決まっています。長年の固定費だった賃借料のコストも削減できることになりました。

検索性を高めたアーカイブとして保管することが大切

デジタル化データの今後の活用について教えてください

デジタル化していただいたデータは、記念誌や会報を作成する以外にもさまざまな用途で効率的に活用できるようになると思います。また、団体として歴史が長いので、会員企業様からも「昔の写真があったら提供してほしい」というお問い合わせが増えてきています。そういったニーズにもすぐにご対応できるようになると考えています。

そこで大切なのは、「きちんと整理して、検索性を高めたアーカイブとして保管すること」。これに関しても、節目写真館の担当の方とご相談しながら活用しやすいデータ作りを進めています。

柔軟に相談に乗っていただける節目写真館には、これからも伴走してもらえると有難いと考えています。